Sobre los datos ¿Cómo aprovecharlos? desde el cuaderno al sistema en la nube

Todos los días generamos datos, sin darnos cuenta: El hecho de vestirse, transportarse, lavarse, comunicarse, ver Netflix, vender y comprar; todo va generando información de nuestras preferencias y de los demás. ¿Serás tú mismo quien los aproveche?.

Del fiado a las tiendas sin cajero

Si alguna vez has comprado en un almacén de barrio probablemente habrás visto que el vendedor suele tener un fiel cuaderno arrugado donde anota todo lo que vende en su tienda. Si es generoso también este suele llevar una lista de fiados, que junto a su memoria le permiten llevar control de quienes deben y cuánto deben pagar. Luego seguramente habrás visitado un supermercado, donde hay estantes llenos de productos cada uno con respectivo código de barras, listos para ser llevados a una caja donde su cajero escanea el código con una “pistola" láser, quien luego nos pregunta si pagamos con efectivo o alguna tarjeta, y si juntamos puntos para algún club. Y los últimos años, en estos mismos supermercados, puede que hayas visto cajas de autoservicio donde uno mismo escanea los productos y paga con tarjetas. Aún así, con toda esta innovación aún hay gente que prefiere comprar en almacenes de barrio: el tendero puede vendernos a fiado o bien recomendarnos productos porque nos conoce bien.

Ahora por la pandemia y sus cuarentenas, puede que ahora hayas comprado en un supermercado a distancia mediante alguna aplicación como Cornershop o Rappi. ¿Y si te dijéramos que este proceso de evolución está lejos de haber terminado? Ahora existen tiendas cómo Amazon Go , iniciativa que comenzó en 2018 que ya cuenta con 21 locales; donde uno sólo tiene que estar inscrito, entra a una tienda y sále con el producto que uno quiere ¡Sin pasar por una caja!. (esto mediante el uso de sensores especiales que “escanean" los productos al salir).

Así con este y los casos anteriores hemos visto cómo ha evolucionado en nuestras propias vidas el mismo hecho en sí de hacer las compras semanales. Las mecánicas detrás son las mismas: tenemos un producto en mente a comprar, lo escogemos de una selección y lo pagamos directamente o mediante cuotas. Nuestras preferencias no han cambiado mayormente, la tecnología para poder satisfacerla sí. ¿Y cuál es la tecnología fundamental que ha cambiado? Principalmente el manejo de datos e información. Sigue leyendo este artículo para entender cómo tú mismo puedes tomar parte de este cambio. Más que nada, es un cambio de actitud y modo de ver las cosas.

La revolución de las planillas y los ERP

Esta evolución a compras más “tecnológicas" no ocurrió de la noche a la mañana, el primer supermercado en Chile apareció en 1957 (Almac, en Providencia), que fue seguido por varios locales más en las distintas regiones (Las Brisas en Temuco, Santa Isabel en la Quinta Región, Pampino en Antofagasta, etc.). En ese momento no existían computadores baratos, así que del original cuaderno arrugado del tendero pasaron al cambio usando sólo el hábil uso de cuadernos contables, catálogos de productos y esforzada logística en cada operación. La masificación sólo pudo venir en los 80 's con los primeros sistemas informáticos y cajas con códigos de barras, de los que ha usado en gran medida Horst Paulmann en su cadena Jumbo para lograr el éxito. Vendiendo en gran medida los mismos productos que la competencia, pero con el uso de cajas registradoras electrónicas y sistemas informáticos copiando la experiencia exitosa de los primeros megamercados de Estados Unidos, le permitieron manejar cantidades crecientes de información y datos lo que le permitió a su vez enfocarse en entregar mayor cantidad y calidad de productos creando una marca que le permitieron construir un imperio.

Detrás de los estantes y las cajas, había (¡y sigue habiendo!) un largo proceso de catalogado e ingreso de los productos por código de barra dentro de planillas en un sistema informático, que para el cliente se transformaría en el son de un *bip* que en un instante procesaría su compra.

Por la misma época de finales de los 80 's y principios de los 90 ‘s, con la masificación de los computadores de escritorio, muchas más empresas pudieron actualizar sus procesos y catálogos de ventas. Esto fue principalmente gracias al uso de planillas en programas informáticos, en particular el ya omnipresente Excel de Microsoft. Quizás no se puede escanear un camión con un código de barras, o venderse un servicio en un supermercado. Pero el uso de estos sistemas cambió completamente la forma de trabajar, y obligó a muchos a tomar cursos de informática para adaptarse a estos cambios.

Las empresas más grandes y multinacionales, y luego más tarde las empresas más medianas, comenzaron a implementar sistemas de planificación de recursos empresariales, ERP (por sus siglas en inglés Enterprise Resource Planning); software como SAP u Oracle, programas que permiten administrar órdenes de trabajo, contabilidad, administración de pagos e inventarios. Este ha sido un proceso continuo que llega hasta nuestros días, en transiciones que no siempre han sido exitosas. Estos cambios fueron las primeras expresiones masivas de la transformación digital en compañías. La clave para los cambios exitosos fue considerar qué métricas y datos eran lo más importantes para la empresa y sus procesos (los KPI, indicadores claves de desempeño). Ya no sólo bastaba ordenar los datos e información cómo lo hicieron los supermercados, ahora se tenía que tener consciencia de qué datos y factores son los realmente importantes para lograr el máximo desempeño en la empresa. Los departamentos de informática pasaron a ser de los más importantes para el correcto funcionamiento de una compañía.

Los sistemas en la nube

Con la masificación del internet banda ancha en la última década y del inalámbrico(3G, 4G y 5G), todo el proceso de ordenamiento y aprovechamiento de datos tomó un nuevo rumbo. La rapidez con la que ahora se puede acceder y enviar información entre un computador y otro, y en grandes volúmenes, permitió que surgieran como espuma las páginas web para el comercio en línea y bases de datos masivas, grandes repositorios dentro de servidores, que cual estanterías de un supermercado, guardan información sobre los productos, inventarios, proveedores y clientes.

Las empresas aprovecharon softwares de inteligencia artificial para poder extraer e interconectar información desde estas bases de datos, los sistemas de minería de datos (data mining), siendo el ejemplo más evidente Google (lanzado en 2004), con su repositorio virtual de cientos de millones de páginas web. Luego el mismo año (¿coincidencia?) surgió Facebook, que de manera controversial ofrece sus servicios gratuitos como red social a cambio de poder acumular información sobre las preferencias y estilos de vida de sus millones de usuarios para (lo más probable) vendersela a grandes corporaciones para modificar sus productos y servicios.

Para poder acceder a estas bases de datos e intercambio de información, comenzaron a surgir los sistemas en la “nube" digital. Estos comenzaron con sistemas rudimentarios como carpetas virtuales o aplicaciones de las ERP donde se compartía información entre sí. El ordenamiento de carpetas y ficheros como ramas interconectadas con los servidores de bases de datos al centro de estos fueron las que crearon el concepto de la “nube". Más allá de los sistemas académicos y comerciales, para la población general surgieron sistemas como DropBox (en 2008) y Google no se quedó atrás al lanzar Google Drive (en 2012), que nos han permitido trabajar de manera remota en estos tiempos de pandemia.

Finalmente al evolucionar los celulares de bolsillo, desde el engorroso celular de palo con el jueguito de la víbora a convertirse en los verdaderos computadores portátiles que son hoy. Surgieron aplicaciones portátiles que acceden a esas bases de datos y sistemas en la nube en tiempo real. Esto integrado a aplicaciones de mapas y GPS nos permiten llegar al ejemplo que mencionamos en un comienzo, de aplicaciones como Cornershop o Uber que permiten comprar o pedir algo a distancia y han creado una revolución en nuestros sistemas de logísticas y transportes.Todo se interconecta y se vuelve más y más accesible. Las cosas se interconectan creando el Internet de las Cosas

Personalización y adaptación

Todas estas nuevas tecnologías permiten a quien tenga acceso o controle bases de datos ya no sólo atender en tiempo real a las necesidades de sus clientes, sino que también realizar análisis predictivo de las necesidades de los clientes o proveedores. Los mismo parámetros vitales de cualquier operación comercial exitosa, los KPI que mencionamos antes, como podrían ser los productos que un cliente escoge en un supermercado generan información que permite a su vez predecir con un buen grado de exactitud qué es lo que un cliente desea pedir a continuación. Es así cómo funcionan sistemas como las sugerencias de Cornershop, o las recomendaciones de Netflix o Amazon . La información se asocia y computa. La lógica detrás es la misma que tenía un dueño de almacén con el cuaderno de fiados, en que podía saber a quién fiarle o no si es que le daba confianza o en base a su comportamiento anterior, o bien si es que conocía su comportamiento de compra anterior podría sugerirle algo a comprar. Este proceso ahora se ha digitalizado, aunque todavía requiere la información de cientos de miles de personas para dar resultados realmente sorprendentes.

Las compañías exitosas hoy en día almacenan toda la información que pueden de sus clientes y transacciones para poder predecir con máxima exactitud sus mejores deseos. No hay que necesariamente alarmarse, viéndolo por el lado positivo nunca habíamos tenido servicios tan buenos como los que tenemos ahora y la creciente regulación sobre la protección de datos personales nos permitirán que los sistemas se restrinjan a la información meramente comercial. Aún así es importante que como ciudadanos estemos atentos al uso que se dan de nuestros datos en línea, así como la información que entregamos a terceros. Te recomendamos estar atentos a la siguiente máxima: “Si algo es gratis, es porque uno es el producto."

¿Cómo puedo aprovechar mis propios datos?

Lo que nos depara el futuro en tecnología queda siempre en el campo de la especulación. Muchas tecnologías van y vienen casi sin darnos cuenta porque no enganchan a sus usuarios finales, otras son rápidamente reemplazadas por nuevas versiones como le pasó a los cassette, diskette y luego los CD que fueron reemplazadas por las mismas nubes. Ahora es más fácil que nunca pasar del cuaderno a la nube, pero para hacer esto se tiene que hacer una transformación digital. Tienes que pensar ¿cómo mi servicio podría satisfacer a mis clientes en internet?, ordenar los parámetros más importantes para tu empresa o función. Identificar patrones, ver qué productos o servicios se suelen pedir en conjunto. Crear tus propias bases de datos de clientes y transacciones para analizarlas con un software o junto a tus socios. Por fortuna las personas somos aún superiores a las máquinas que son “lentas" en encontrar patrones realmente valiosos necesitando ser alimentadas con gran cantidad de información.

Da lo mismo si eres dentista, diseñador, contador o psicólogo. El uso de sistemas en la nube, manejo de datos y digitalización puede que cambien a corto o mediano plazo completamente la forma en que se hace tu negocio. Pero nadie conoce mejor a tus clientes que tú mismo, y esa puede ser tu mejor arma para afrontar la nueva revolución industrial. El mundo cambia, cambia al mundo.